Regnskapsrutiner

Idrettens regelverk er nå slik at det er klubben/hovedstyret som formelt sett har ansvaret for alt som skjer i klubben. Dette gjelder også for økonomi og regnskap. Men den praktiske oppfølgingen er delegert til gruppestyrene og noen prosjektledere gjennom vedtak på årsmøtene. Gruppestyrene skal da drive virksomheten sin innenfor de budsjettrammene som årsmøtet har gitt.


Mange fordeler
Dette er en av grunnene til at regnskapsførsel nå er sentralisert i Haugerud IF, dvs. at vi har ett felles regnskapssystem for alle grupper og prosjekter, alle regnskaper føres av samme person, og alle grupper benytter samme regnskapssystem. Dette gir fordeler også på andre områder:

  • Oppgavene blir enklere, og det blir mindre arbeid for dem som er kasserere i gruppestyrene.
  • Det blir lettere for ledere, styremedlemmer og prosjektledere å ha oversikt over økonomien fra dag til dag.
  • Vi sikrer at alle bilag og under-regnskaper blir ført på en profesjonell og korrekt måte.
  • Vi kan trekke på kompetanse og erfaring som regnskapsføreren har, han jobber med dette over tid og som et yrke.

Fordeling av kostnader

Kostnadene ved regnskapsførsel blir fordelt på de ulike budsjettene i klubben; hovedstyret, gruppene og de største prosjektene. Dette betyr at alle budsjetterer med utgifter til regnskapsførsel. Fordelingen tar hensyn til antall bilag, omsetning, antall som skal ha honorar eller lønn og et par andre faktorer.

Regnskapsfører og regnskapssystem

Vår regnskapsfører er Balal Bhatti og firmaet Quality Accounting på Kløfta. Balal er tidligere Haugerudgutt, nå aktiv i idrettslaget på Kløfta. Han kjenner både Haugerud IF og idretten godt, noe vi har stor nytte av.

Kontaktopplysninger:
Mobil 930 30 355 og e-post balal@qaas.no

Vi bruker regnskapssystemet PowerOffice. Dette er et papirløst system der alt foregår elektronisk og via internett. Alle bilag og rapporter ligger alltid tilgjengelig for dem som blir gitt tilgang til systemet. Dermed er det enkelt å følge med, hente ut opplysninger til rapporter, finne svar på spørsmål osv, også uten å kontakte Balal. Men han er alltid beredt til å geleide oss fram til det vi trenger, om vi ikke finner det på egenhånd.

Sikkerhet

For å sikre at penger blir disponert forsvarlig og at vi har gjennomsiktige forhold, er det flere som er inne i hver transaksjon:

  • Hver gruppe oppnevner én eller flere som kan legge inn bilag til utbetaling.
  • Hver gruppe har én som har fullmakt til å godkjenne utbetalinger.
  • Balal kontrollerer alle utbetalinger og stiller nødvendige spørsmål om noe er uklart eller virker usannsynlig.
  • En person i hovedstyret, kasserer Trond Dahl, godkjenner alle utbetalinger før de går ut fra Sparebank1, som er vår bankforbindelse.

Bilagsflyt
Hvis vi har en faktura som skal betales eller noen som skal ha utlegg refundert, har vi faste rutiner å følge:

  • Bilaget legges inn i PowerOffice som en pdf-fil, enten fra mobil eller PC.
  • Eksterne leverandører kan sende sine fakturaer direkte inn i vårt regnskap, enten som pdf-fil eller som EHF som mange firma bruker: haugerud@faktura.poweroffice.net Vi som er interne, bruker samme adresse.
  • Balal lager et forslag til kontering og sender dette til den som har ansvaret for å godkjenne for den aktuelle aktiviteten.
  • Godkjenneren godkjenner, evt. sender tilbake med kommentar.
  • Balal legger bilaget til utbetaling i banken. En eller flere ganger i uka foretar vi utbetalinger.
  • Når bilaget er godkjent og lagt til betaling, er det samtidig regnskapsført. Da kan gruppene finne igjen både føringen og selve bilaget i PowerOffice.

Revisor og kontrollkomité
Vi har nå en så stor virksomhet at vi har valgt å engasjere en profesjonell revisor; en som er vant til å jobbe sammen med Balal:
Statsautorisert revisor Herman Olav Grøv, Unic Revisjon, som har kontorer på Skullerud.Siden vi har en ekstern revisor, krever idrettens lover at vi også har en intern kontrollkomité. Dette er en liten gruppe av klubbens egne erfarne medlemmer som har i oppgave å følge med på pengebruk og aktivitet på vegne av medlemmene mellom årsmøtene, for å si det litt enkelt.
Kontrollkomiteen valgt på årsmøtet 2019 består av Erland Vestby og Lasse Bjørndahl.

Du kan laste ned denne teksten som pdf ved å klikke her.