Haugerud IF har en stor aktivitet, - på mange arenaer, i ulike idretter og med mange aldersgrupper som deltakere. Dette ønsker vi å fortelle om til nærmiljøet, f.eks. gjennom hjemmesider og Facebook. Et bilde sier mer enn tusen ord, heter det. Slik også for vår aktivitet. Derfor ønsker vi å bruke bilder (og litt videofilm) til å fortelle om oss. Men vi skal være nøye med HVORDAN vi bruker bilder. Her er retningslinjer som skal følges i alle våre aktiviteter.
Bruk av bilder og videofilmer (for enkelthets skyld omtalt som «bilder» her) skal være en gjennomtenkt handling siden misbruk kan få store konsekvenser for dem som er avbildet, spesielt nå som mulighetene er så mange gjennom internett og sosiale medier. Det vil ikke alltid være lett å forutse konsekvensene av å publisere bilder. Dette er spesielt viktig når det er snakk om bilder av barn.
På den annen side; Haugerud IF har et ønske om og behov for å spre gode historier om aktiviteten i klubben; for å dokumentere det vi driver med, for å gjøre tilbudet kjent for flere mulig og for å skape stolthet og eierskap til klubben blant medlemmer og i nærmiljøet. Et bilde kan si mer enn tusen ord, sier ordtaket. Dette gjelder ikke minst for noe som er så aktivitetsrettet som idrett og trim. Derfor vil vi bruke bilder fra aktivitetene våre i trykksaker og i digitale medier. Men med forsiktighet og på en gjennomtenkt måte.
Generelt
Den generelle regelen er: Alle bilder som skal brukes av Haugerud IF, undergruppene eller prosjektene våre, skal vurderes ett og ett for å forsikre om at det er bilder som det er greit å publisere. Med andre ord; vi publiserer ikke hele «album» uten å vurdere hvert bilde. Det er viktig at det tas med i vurderingen om bildet kan misbrukes i noen sammenheng, og om den risikoen er akseptabel for dem som er avbildet.
Hvor og når gjelder reglene?
Reglene våre gjelder i utgangspunktet alle typer kanaler; egne trykksaker, andres trykksaker, internett, e-post, sosiale medier, video osv. Vurderingene som blir gjort, må være strengere når det gjelder bruk av bilder i kanaler som gir stor spredning, medier som når eksterne målgrupper og der hvor det er mulighet for elektroniske søk og for nedlasting av bilder elektronisk.
Hvem gjelder reglene for?
Reglene skal følges av alle ledere, trenere og medhjelpere i klubben som fotografere og/eller publiserer bilder fra organisert HIF-aktivitet. Det er den enkelte fotograf som har ansvaret for å sette seg inn i og følge reglene. De skal ligge lett tilgjengelig på klubbens hjemmesider. HIF har ikke mulighet for å overvåke alle situasjoner, deltakere og fotografer på våre aktiviteter.
Ungdom er i dag vant til å knipse og spre bilder til alle tenkelige og utenkelige tider. HIF-ledere skal derfor være på vakt mot at noen av de yngre medlemmene våre tar bilder i upassende situasjoner eller publiserer bilder i sosiale medier som kan være til skade for andre. Det er helt uakseptabelt at noen bruker bilder fra HIFs aktiviteter og publiserer disse i den hensikt å skade andre.
Føre-var
Vi skal ha som praksis at det legges inn en formulering til invitasjoner til større arrangementer: ”Det vil bli fotografert/filmet fra aktiviteten, og disse bildene kan bli publisert i HIF-sammenheng. Dette vil vi i så fall gjøre i tråd med reglene som ligger på klubbens hjemmesider. Hvis noen deltakere har alvorlige grunner til ikke å bli tatt bilde av, må det gis beskjed til arrangørene slik at disse deltakerne ikke blir tatt bilde av».
På klubbens innmeldingsblanketter på nettet og på papir legges det inn formuleringer om fotografering, f.eks. «Jeg samtykker i at det blir fotografert fra aktivitetene som jeg eller mitt barn delta på i klubbens regi og at slike bilder kan brukes på nettsidene og i trykksaker til Haugerud IF, i tråd med klubbens regler».
Bruk av bilder
1) Haugerud IF skal bare publisere bilder som framstiller barn i positive situasjoner og som gir positive assosiasjoner. Bildene skal fortelle positive historier og formidle positive assosiasjoner knyttet til verdiordene Mangfold, Glede, Forbilder.
2) Punkt 1 gjelder for bilder som blir tatt og publisert av våre egne medlemmer og deltakere. For innkjøpte illustrasjonsbilder gjelder ikke denne absolutte regelen.
3) Haugerud IF bruker ikke ”album” på nettet der vi legger ut en bunke bilder uten vurdering av bildene ut fra retningslinjene i dette notatet. Hvert bilde skal vurderes enkeltvis.
4) Ved bilder av barn under femten år, skal foresatte som hovedregel godkjenne bruk av bilder. Dette gjelder så lenge barnet er på et bilde der vedkommende
a) fremstår som en eller flere av hovedpersonene i bildet, eller
b) er svært godt synlige og gjenkjennbare ved at de f.eks. er i forgrunnen på et bilde av en aktivitet.
5) Hvis et barn ikke ønsker å bli tatt bilde av, overstyrer dette en godkjenning fra foreldrene.
6) Det er ikke nødvendig å hente inn godkjenning fra foresatte på bilder av gruppeaktiviteter eller ved oversiktsbilder.
7) Vi skal ikke ta eller bruke bilder fra badesituasjoner eller andre situasjoner med avkledde barn. Dette omfatter ikke bilder av folk i idrettstøy.
Bruk av navn
Opplysninger på internett er søkbare for alle og tilgjengelige i årevis. Kombinasjon av navn og bilde av et barn kan føre til at et barn blir lett å finne et bilde av senere i livet, og at barnet kan identifiseres av hvem som helst i etterkant. Der hvor det ikke er spesielle grunner til det, bør det derfor ikke brukes både fornavn og etternavn i bildetekster.
Barn kan omtales ved fornavn og knyttes til sin HIF-aktivitet. Eksempelvis: ”Marte fra Haugerud Innebandy” eller «Ibrahim på G12-laget scorer på straffe».
På den måten er de identifisert for de nærmeste, men ikke søkbare på sitt fulle navn for all fremtid.
Regler fra Idrettsforbundet
Norges idrettsforbund har lagt ut mer informasjon om bruk av bilder og video fra idrettsaktiviteter: