Haugerud IF legger vekt på at alt som har med honorarer og lønn skal skje på en korrekt måte, både overfor dem som skal ha betaling og overfor myndighetene. Vi har engasjert regnskapsbyrået Quality Accounting for å sikre oss kompetansen og rutinene vi trenger.
Dette betyr at alle former for kontantytelser som går til enkeltpersoner i klubben, og som ikke er refusjon av utgifter som noen har forskuttert, skal gå via Quality Accounting. Alle honorarer skal innberettes til myndighetene, men det er ikke all lønn som er skattepliktig.
Reglene sier at det ikke trekkes skatt for honorarer som en enkeltperson mottar, dersom det dreier seg om inntil 10.000 kroner fra én arbeidsgiver til én arbeidstaker innenfor ett kalenderår. Dersom beløpet likevel viser seg å bli større enn 10.000 i løpet av året, skal det beregnes skatt av det totale beløpet, ikke bare det overskytende.
Det er den som har an svar fro ledelse og oppfølging av en medarbeider, som også har ansvar for at det blir sendt inn «lønnsoppdrag» til Quality Accounting (v/ Balal Bhatti). Et slik oppdrag skal angi hvilket beløp som skal utbetales, hvem det skal utbetales til og forklaring på hva honoraret gjelder for (oppdrag, tidsperiode, timesats e.l.).
Hvis det dreier seg om en medarbeider som vi ikke har i lønnssystemet fra før, skal det oppgis følgende data om vedkommende:
- Fullt navn
- Bostedsadresse
- Personnummer
- Kontonummer
- E-postadresse
- Mobilnummer
Det finnes et eget skjema som kan brukes til slike lønnsoppdrag. Utfylt skjema skal sendes til balal@qaas.no, ikke den vanlige fakturaadressen. Skjemaet kan lastes ned her.
Når man sender lønnsoppdrag til utbetaling, må den ansvarlige samtidig oppgi hvor utgiften skal belastes (avdeling eller prosjekt). Det blir beregnet 14,1% i arbeidsgiveravgift på lønn og honorarer, og dette må man ta hensyn til ved budsjettering.
Alle lønnsutbetalinger fra klubben skjer på lønningsdagen vår; den 15. i hver måned. Dette betyr at utbetalinger som skal bli tatt med i neste utbetaling, må være hos Quality Accounting seinest em-seks dager før den 15., avhengig av hvordan helgedagene faller fra måned til måned.
Samtidig som lønn blir overført til medarbeiderens konto den 15., går det en e-post med lønnsslipp til vedkommendes adresse. Lønnsslippen er sperret med passord, og forklaring på hvordan den åpnes, ligger i e-posten.